Sistema ERP: Entenda o que é e qual a sua importância para a gestão da sua empresa

Se você possui uma empresa que está em crescimento ou aumentando suas operações, atividades ou produtos, você já se deu conta que precisa fazer a gestão dos dados, recursos e processos de sua empresa. A princípio é comum que isso seja feito de maneira manual ou com programas gratuitos como excel. Porém com o tempo e com o crescimento mencionado você deve ter notado que precisa de sistemas mais eficientes para isso. 

Nesse momento é muito provável que você se depare com os chamados sistemas de ERP. 

Por serem sistemas robustos e com diversas funcionalidades, no começo pode ser difícil entender totalmente do que se trata.

Pode ser que você já tenha começado a usar um sistema ERP, mas com o passar do tempo chegou o momento que precisar trocar de sistema. Talvez porque tenha começado a usar um sistema gratuito e agora o mesmo não atende mais sua operação ou porque se trata de um sistema generalista que não supre todas as demandas da sua empresa. Nesse caso, sua dúvida pode ser como avaliar um ERP para saber se o mesmo atenderá suas necessidades.

Talvez você seja um profissional que está começando a operar um sistema ERP ou quem sabe até mesmo trabalhando na área e está buscando informações sobre o tema.

Seja qual for o seu caso, se você deseja aprender mais sobre esse tema esse texto será muito útil para você

O QUE É UM ERP?

Começando do princípio, ERP é a sigla em inglês para Enterprise Resources Planning, que traduzido de forma literal para o português significa Planejamento dos Recursos da Empresa. Mas é comum que no Brasil seja referido como Planejamento Integrado de Recursos, isso porque, a integração é uma das partes principais.

É importante entender que apesar de ser baseado no conceito de gestão integrada de recursos, ele não é apenas uma filosofia de gestão, o ERP é um sistema, um software. O grande diferencial, é que ele consegue integrar todas as áreas de uma empresa em um único sistema. Isso melhora muito a comunicação entre as áreas, trás transparência aos processos da empresa e cria uma base sólida de dados para acompanhamento e melhoria constante. Falaremos mais sobre os detalhes de funcionalidade e benefícios do ERP mais adiante.

A HISTÓRIA DO ERP

Conhecer o contexto histórico de sua criação pode ajudar a entender melhor sua importância e utilidade.

A história do ERP remonta ao final dos anos de 1950 e início dos anos 1960, quando as empresas começaram a usar computadores para automatizar tarefas de contabilidade e controle de estoque. No entanto, esses primeiros sistemas eram fragmentados e operavam de forma básica, o que dificultava a integração das informações e o compartilhamento de dados entre diferentes departamentos.

A ideia de unificar os sistemas surgiu na década de 1970, quando as empresas perceberam a necessidade de integrar os dados de diferentes áreas, como produção, finanças e vendas, em um único sistema. O objetivo era ter uma visão mais abrangente e precisa das operações da empresa.

Nessa época os sistemas MRP (Material Requirements Planning) estavam em amplo desenvolvimento. Esses sistemas focavam no controle e planejamento da produção, considerando estoque de matéria-prima e as demandas de vendas. Com o tempo esses sistemas evoluíram para o MRP II (Manufacturing Resource Planning), que abrangia também outras áreas, como compras, finanças e recursos humanos.

Saiba mais sobre o MRP e o MRP II no texto do blog que falamos sobre o tema.

O MRP II trouxe um grande avanço para as indústrias, mas ele se concentrava principalmente no planejamento e controle da produção, havendo assim a necessidade de um sistema que permitisse englobar todas as áreas da empresa e dessa forma permitir uma gestão industrial integrada.

Na década de 1990, surgiu esse conceito de ERP, que passavam a englobar todas as áreas da empresa, desde o planejamento de recursos até a gestão financeira, recursos humanos, cadeia de suprimentos, vendas e marketing. Com a integração dessas áreas, os sistemas ERP permitem uma visão holística e em tempo real das operações empresariais.

Apesar disso, os primeiros ERPs eram complexos e caros, desenvolvidos e implantados sob medidas para grandes empresas como a General Eletric (GE), Procter & Gamble (P&G) e Ford. Porém, com o avanço da tecnologia da informação e a popularização da internet, passamos a ter soluções ERP mais acessíveis e flexíveis, que atenderam também às pequenas e médias empresas.

Atualmente, o ERP é uma ferramenta fundamental para empresas de todos os tamanhos e setores, pois permite o controle e a otimização dos processos empresariais, a integração das informações, a automação de tarefas e geração de relatórios gerenciais. Além disso, o ERP possibilita uma melhor tomada de decisões, uma vez que fornece dados precisos e atualizados sobre as operações da empresa.

Para fins de compreensão, podemos imaginar o ERP como uma versão virtual de uma empresa, pois todas as principais áreas, seus dados e seus processos estão registradas e integradas neste sistema. Através dele, é possível acompanhar o andamento de toda a empresa.

Como a evolução da indústria é uma constante, o mesmo se dá com o ERP. Além de grandes ERPS generalistas, aqueles que tem como objetivo abranger o máximo de setores possíveis, surgiram os ERPs de Nicho ou ERPs Especializados. Esse tem sido um movimento muito importante, pois cada setor possui suas especificidades e demandas. Embora algumas coisas sejam padronizadas em diversas empresas, setores como varejo, importação, indústria e distribuição possuem necessidades distintas. Dessa forma, os ERPs especializados são desenvolvidos para atender esses nichos de forma mais adequada.

COMO FUNCIONA UM ERP?

Como já vimos, um ERP é um sistema de gestão empresarial que integra e automatiza os processos e operações de uma organização. Ele é projetado para otimizar o fluxo de informações e recursos entre as diferentes áreas de uma empresa. Assim, ele permite que diferentes departamentos e processos dentro de uma empresa se comuniquem e compartilhem informações de maneira eficiente.

Vamos a uma visão geral de como um ERP funciona

Funcionamento por Módulos

Um ERP é composto por vários módulos interconectados que abrangem diferentes áreas funcionais da empresa, como finanças, contabilidade, vendas, compras, estoque, produção, recursos humanos, entre outros. Cada módulo trata de processos específicos e possui funcionalidades especializadas. Geralmente, os ERPs podem ser contratados por conjuntos de módulos específicos.

Integração de processos

O ERP integra e automatiza os processos da empresa, permitindo que as informações fluam de forma contínua e eficiente entre os diferentes departamentos. Por exemplo, quando um pedido de venda é recebido, ele pode ser processado automaticamente, atualizando o estoque, gerando uma fatura, registrando uma transação financeira e enviando as informações relevantes para o departamento de produção ou logística. Isso elimina tarefas manuais repetitivas, reduz erros e aprimora a colaboração interna, resultando em maior eficiência operacional.

Dados centralizados

O ERP permite que todos os dados e informações relevantes estejam integrados e disponíveis em um único sistema. Esses dados podem incluir informações de clientes, fornecedores, produtos, pedidos, transações financeiras, registros de funcionários, entre outros. Os dados centralizados garantem a consistência e a integridade dos dados de toda a organização.

Fluxo de informações

O ERP facilita o fluxo de informações em toda a organização. Os dados inseridos em um módulo podem ser comunicados com outros módulos e departamentos, eliminando a necessidade de entradas duplicadas e garantindo a consistência das informações em toda a empresa.

Relatórios e análises

Um ERP fornece  recursos avançados de geração de relatórios e análises. Os gerentes podem obter informações sobre o desempenho financeiro, vendas, estoque, produção e todos os outros que a empresa julgar relevantes. Esses relatórios auxiliam na tomada de decisões estratégicas e na identificação de áreas que precisam de melhorias.

Escalabilidade

Os ERPs são projetados para serem escaláveis, permitindo que a empresa adicione novos módulos ou recursos à medida que crescem e expandem suas operações.

Como podemos ver, trata-se realmente de um Sistema Integrado de Gestão, com a finalidade de simplificar e automatizar as operações, dar mais confiabilidade aos processos e uma visão mais ampla e precisa dos dados mais relevantes da empresa.

OS MÓDULOS DO ERP

As características e funcionalidade de um ERP podem variar de acordo com o fornecedor, o nicho de atuação e as configurações específicas do sistema. Alguns módulos podem ter nomes diferentes e algumas atividades podem estar presentes em outro módulo, diferente do apresentado abaixo a depender da arquitetura do sistema. Dito isso, listamos aqui alguns módulos comuns encontrados nos ERPs.

Módulo de Compras

O módulo de Compras em um ERP gerencia o processo de aquisição de materiais e serviços pela empresa. Ele abrange desde a solicitação de compras, cotação de fornecedores, emissão de pedido de compra, recebimento de mercadorias até a gestão de contratos de fornecedores.

Módulo de Contabilidade

O módulo de Contabilidade abrange todas as atividades financeiras e contábeis da empresa. Ele inclui a gestão de contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, conciliação bancária, registro contábeis, elaboração de finanças, entre outras funções relacionadas à contabilidade empresarial.

CRM (Custumer Relationshio Management)

O módulo de CRM tem foco na gestão do relacionamento com os clientes. Ele ajuda a empresa a acompanhar e gerenciar as interações com o cliente, como histórico de vendas, contatos, follow ups e status de negociação. 

Custos

O módulo de Custos trata da gestão e controle dos custos envolvidos nos processos de produção e operações da empresa. Ele ajuda a calcular e acompanhar os custos de matéria-prima, mão de obra, despesas gerais de fabricação, entre outros, para garantir uma visão precisa dos custos envolvidos nas atividades da empresa.

Engenharia

O módulo de Engenharia auxilia na gestão de processos e atividades relacionadas ao desenvolvimento de produtos e engenharia de produção. Ele inclui funções como gerenciamento de projetos, controle de documentos técnicos, listas de materiais e roteiros de fabricação.

Estoque

O módulo de Estoque controla e gerencia os níveis de estoque da empresa. Ele rastreia a entrada e saída de produtos, controla a localização física dos itens, gerencia os estoques mínimos e máximos, realiza inventários, além de oferecer recursos para a gestão de armazéns e controle de lotes.

Faturamento

O módulo de Faturamento trata do processo de emissão de notas fiscais e cobrança para os clientes. Ele automatiza a geração de faturas, permite a emissão de diferentes tipos de notas fiscais, como NF-e, NFS-e, CT-e, entre outras, além de fornecer recursos para controle de pagamentos e inadimplência.

Financeiro

O módulo Financeiro é responsável pela gestão das atividades financeiras da empresa, incluindo o controle de contas bancárias, conciliação bancária, gestão de fluxo de caixa, planejamento financeiro, controle de empréstimos, investimentos e outras transações financeiras.

Fiscal

O módulo Fiscal lida com todas as questões relacionadas às obrigações fiscais e tributárias da empresa. Ele abrange funções como apuração de impostos, emissão de obrigações acessórias, como SPED fiscal e EFD Contribuições, controles de retenções na fonte, entre outras atividades fiscais.

Manufatura

O módulo de Manufatura, também denominado Produção em alguns sistemas, abrange os processos relacionados à produção e fabricação dos produtos da empresa. Ele inclui o planejamento da produção, controle de pedidos de fabricação, gerenciamento de tempo e recursos de produção, acompanhamento do chão de fábrica, entre outros aspectos da manufatura.

Qualidade

O módulo de Qualidade trata do controle e gestão da qualidade dos produtos e processos da empresa. Ele inclui recursos para a definição e monitoramento de padrões de qualidade, controle estatístico de processos, inspeções de qualidade, rastreabilidade, gestão de não conformidades e ações corretivas.

Vendas

O módulo de Vendas abrange todas as atividades relacionadas à gestão do processo de vendas da empresa. Ele inclui a gestão de leads, oportunidades de negócios, cotações, pedidos de venda, acompanhamento de pipeline de vendas, histórico de vendas, gestão de contratos e outras funções relacionadas à equipe de vendas.

Cada um desses módulos desempenha um papel específico no ERP, abrangendo áreas distintas da empresa. A integração entre esses módulos permite o compartilhamento de informações e a automação de processos, facilitando a gestão e a tomada de decisões em toda a organização.

CONCLUSÃO

Em conclusão, os sistemas de ERP desempenham um papel fundamental na gestão eficiente e integrada das operações empresariais. Com suas diversas funcionalidades e módulos, os ERPs permitem que as empresas otimizem processos, automatizam tarefas, integrem departamentos e tenham uma visão global e em tempo real de suas operações. Ao centralizar dados e promover a colaboração entre diferentes áreas, os ERPs capacitam as empresas a tomarem decisões mais competitivas, que melhoram sua eficiência operacional, reduzem custos e apoiam o crescimento. Além disso, com a evolução tecnológica, os ERPs estão se tornando cada vez mais flexíveis, nichados e acessíveis, atendendo às necessidades de empresas de todos os portes e setores.

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